Di era digital seperti saat ini, ada banyak hal yang berubah dalam dunia kerja, semuanya bertujuan mengubah pekerjaan manusia menjadi lebih mudah dan cepat. Salah satu yang sangat penting adalah dalam hal pengelolaan dokumen perusahaan. Sebagaimana yang kita pahami bahwa arsip atau dokumen merupakan komponen penting yang tidak dapat dipisahkan dari kelangsungan perusahaan, dan sangat berpengaruh terhadap produktivitas setiap perusahaan.
Hadirnya teknologi digital memudahkan aktivitas pengelolaan dokumen, karena dokumen dalam format hardcopy diubah ke dalam format file digital yang lebih mudah dikelola, lebih mudah disimpan, diubah, dan dibagikan serta didistribusikan ke banyak pihak.
Bagi anda yang ingin mendapatkan layanan manajemen dokumen terbaik, anda bisa mempercayakan pada perusahaan RDS Group yang paling berpengalaman menawarkan solusi industri karena telah berdiri sejak tahun 2003 dan telah memiliki banyak klien dari perusahaan ternama di Indonesia. Berikut ini beberapa alasan pentingnya mengubah dokumen anda ke dalam format file digital:
Menghemat biaya
Pengelolaan arsip secara konvensional memerlukan biaya yang jauh lebih besar, karena akan ada biaya pekerja petugas arsip yang bertugas menangani pencarian, penelusuran, pengiriman dan penempatan kembali arsip di tempat sebelumnya. selain biaya, kegiatan tersebut juga memerlukan banyak waktu. Manajemen dokumen dengan sistem digital akan menghemat biaya dan waktu anda, karena dapat dilakukan dengan lebih mudah tanpa memerlukan lagi banyak sumber daya manusia.
Manajemen dokumen digital sangat mudah ditangani
Pengelolaan dokumen cara konvensional biasanya hanya mampu ditangani orang terpercaya, saat orang tersebut tidak lagi bekerja di tempat anda, maka anda akan kesulitan mencari penggantinya dan dibutuhkan waktu yang lama untuk memberikan pelatihan kepada karyawan baru tersebut. Berbeda dengan manajemen dokumen digital yang bisa dikelola dengan mudah dan cepat.
Pengendalian akses lebih aman
Setiap dokumen di perusahaan anda pastinya memiliki tingkat kerahasian yang berbeda-beda. Dokumen dalam bentuk file digital sangat mudah untuk diatur hak aksesnya, sehingga tidak sembarang orang bisa melihat dokumen yang sifatnya rahasia. Anda juga bisa mengontrol setiap penelusuran dan temu kembali yang dilakukan oleh user address dan nama tertentu.
Itulah alasan mengapa sistem manajemen dokumen digital sebagai solusi industri sangat penting untuk dilakukan di zaman modern seperti saat ini.
0 komentar :
Posting Komentar